Elektronikus iratkezelés a vállalkozásoknál – Infotér elemzés

2012. február 1. szerda, 12:34 • Infotértudásbázis, Magyarország, KKV, iratkezelés, elemzés, digitális, Cloud
Az elektronikus iratkezelési rendszerek közé az olyan informatikai alkalmazások tartoznak, amelyek a különböző iratokra, dokumentációkra vonatkozó iktatási folyamat lépéseit (nyilvántartás, kezelés, nyomon követés, archiválás) támogatják, ezáltal elősegítik a szervezeti / működési hatékonyság növekedését. A hazai mikro-, kis- és középvállalkozások (kkv-k) körében az ilyen megoldások még nem annyira elterjedtek, pedig többféle megoldás is van és a bevezetési költségek fedezésére uniós pályázatok is elérhetők.

Twitter megosztás
Google+ megosztás
Cikk küldése e-mailben
Cikk nyomtatása
  Az elektronikus iratkezelési vagy dokumentumkezelési rendszer olyan informatikai megoldást jelent, amely segíti a vállalkozás működési hatékonyságának növekedését úgy, hogy alkalmas: 
  • A vállalatnál keletkező, illetve oda bekerülő összes irat minden formájának nyilvántartására, homogén módon történő kezelésére;
  • Az elektronikus tartalmak tárolásával és a papír iratok digitalizálásával egy átfogó céges tudásbázis kialakítására.
 
Az üzleti folyamatok alapját azok az információk képezik, amelyek a cégek életében különböző formában (levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, stb.) jelennek meg, és dokumentumokban testesülnek meg. Ezen dokumentumok előállítása, tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, megfelelő helyre történő eljuttatása költséget és többletmunkát ró a vállalkozásokra, miközben a kezelendő információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok keresésével, nyilvántartásával, továbbításával, tárolásával. A papír alapú dokumentumok mellett, az e-mailek kezelésére is egyre nagyobb figyelmet kell fordítani, hiszen manapság már a vállalakozások életében a fontos üzleti információk nagyrészt a vezetők, munkatársak elektronikus postaládájában találhatók meg.
Az elektronikus és papír alapú dokumentumok nagy halmazában való hatékony eligazodáshoz olyan egységes dokumentummenedzsment vagy iratkezelési rendszerre van szükség, amely révén elektronikus útra terelhetők mindazon korábban manuálisan végzett folyamatok, amelyek az iratkezeléshez, irodaautomatizáláshoz kapcsolódnak, legyen szó akár egyszerű iktatásról, feladatkezelésről, vagy faxkezelésről, dokumentumok digitalizálásáról és nyilvántartórendszerbe helyezéséről.
 
Elérhető előnyök az elektronikus iratkezelés bevezetésével
 
Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésénél a beruházás megtérülését nehéz számszerűsíteni, de nyilvánvaló, hogy az iratkezelés racionalizálásával jelentős munkaidő- és erőforrás megtakarítás érhető el, nem lesz szükséges a dokumentumok felesleges sokszorosítása, és kevesebb fizikai tárolóhely lesz szükséges (amely javítja a helykihasználást az irodai, üzleti térben).
Emellett csökkennek a dokumentumok tárolásához, eléréséhez kapcsolódó költségek, valamint az iratok sokszorozási és szétosztási költségei, az adminisztrációs kiadások. Ezek a rendszer bevezetésével közvetlenül elérhető megtakarítások. 
Az azonnal számszerűsíthető költségcsökkentésen túl közvetett eredményként a lehetővé válik a cégnél a kényelmesebb, gyorsabb, pontosabb munkavégzés, a határidőcsúszások csökkenése és az ellenőrizhetőség javulása, amelyek összességében a vállalati hatékonyság növekedéséhez járulnak hozzá.
Mindezek mellett megfelelő dokumentummenedzsment-rendszer bevezetésével számos üzleti előnyre is szert tehet a vállalkozás: külső és belső kommunikációja felgyorsul, reakcióideje csökken, folyamatainak hatékonysága nő. A szervezetnél működő többi üzleti alkalmazással (amennyiben vannak ilyenek, például vállalatirányítási rendszer) integráltan segítséget nyújthat a vezetői döntési folyamat támogatásában, az emberi erőforrások jobb hasznosításában, hiszen használatával kiválthatók egyes rutinfeladatok (kategorizálás, kiosztás, fénymásolás, stb.), és ezzel együtt az iratkezelés során felmerülő hibalehetőségek is minimalizálhatók.
Az üzleti, hatékonysági előnyökön túl egy jól működő elektronikus iratkezelési rendszer növeli a szervezet adatvédelmi, biztonsági szintjét, hiszen így a dokumentumok jól elkülönített, védett virtuális meghajtókon lesznek elérhetők (amelyekhez a felhasználók egy biztonságos csatornán akár külső helyszínről is hozzáférhetnek) a tényleges tárolási hely helyett.
Környezetvédelmi aspektus: az elektronikus dokumentummenedzsment rendszer implementálásával csökken a szervezet papírfelhasználása, illetve némiképpen az energiafelhasználása is.
 
Hazai helyzet 
 
A fenti előnyök és lehetőségek ellenére a magyar vállalkozások körében az elektronikus iratkezelési rendszerek elterjedtségének aránya egy nemrégi felmérés szerint mindössze 15 százalék körül van. Ez az adat mutatja, akárcsak a többi üzleti IKT megoldás, például ERP esetében is (lásd az e-gazdaság magyarországi helyzettel kapcsolatos korábbi cikkünket), hogy a hazai vállalkozások e-iratkezelési megoldások iránti fogékonysága elmaradásban van a többi, fejlettebb gazdasághoz képest, amelyhez hozzájárul a kedvezőtlen makrokörnyezet, finanszírozási nehézségek és döntő mértékben a vállalkozások vezetőinek, tulajdonosainak, alkalmazottainak alacsonyabb e-readiness készsége, IT képzettsége. A hazai informatikai szállítói piacon több olyan cég van, amely magas színvonalú e-dokumentummenedzsment megoldásokkal tud szolgálni (gyakorlatilag minden ágazatnak), nagyobb áttörést azonban még ők se tudtak eddig elérni a kkv-k körében.
 
Bevezetés, költségek
 
Egy elektronikus dokumentumkezelési rendszer bevezetési ideje különböző lehet cégenként: a vállalkozás méretétől, tevékenységétől, szervezeti felépítésétől, igényeitől, más kapcsolódó informatikai fejlesztéstől függően 2-8 hónapig eltarthat és költsége néhány millió forinttól akár 25-30 millió forintig is terjedhet, amennyiben a cég on-premise vagy in-the-house típusú, vagyis saját tulajdonú, saját (humán és eszköz) erőforrásokkal üzemeltetett szoftvert bevezető, e-iratkezelés adaptáció mellett dönt. Emellett a másik lehetséges megoldás az, ha az alkalmazást szoftver, mint szolgáltatatásként (software-as-a-service, SaaS) veszi igénybe a cég.
 
Dokumentumkezelés a felhőből?
 
A vállalkozások üzleti rendszereinek (így az e-iratkezelésinek is) többsége nemcsak saját működtetéssel használható, hanem a „felhőből”, egy informatikai szolgáltatótól interneten keresztül, web-es, védett felületen szoftver, mint szolgáltatás (SaaS) megoldással is igénybe vehető. Így elmaradhatnak az egyszeri bevezetési költségek és a vállalkozás az alkalmazás használatáért bérleti (általában havi) díjat fizet (lásd cloud computing – kkv-k témában írt elemzésünket).
Az iparági szakértők között nincs egyetértés annak kapcsán, hogy egy vállalkozásnak érdemes-e inkább az e-iratkezelési rendszerét a felhőből igénybe venni, vagy inkább célszerűbb azt házon belül tartani. Véleményünk szerint ennek eldöntése ágazat- és méretfüggő lehet, de az általánosan számos előnyt és néhány hátrányt biztosító SaaS típusú megoldás mellett való döntéssel szemben van néhány informatikai jellegű kontra érv is:
  • Az iratkezelési rendszer által feldolgozott adatok nagy része nem a felhőből származik elsősorban.
  • A szükséges hardver (például szkenner) kapcsolódás miatt lehet, hogy kifizetődőbb a helyi üzemeltetés.
  • Nagyobb mennyiségű és méretű (például képfájl) dokumentumok elérése a felhőben magasabb sávszélesség igénnyel jár.
 
Jelenleg Magyarországon még csak kevés informatikai cég szolgáltat vállalkozásoknak e-dokumentumkezelési megoldást SaaS módon, ugyanakkor a globális tendenciákkal összhangban a kínálati piac további bővülése várható a közeljövőben (akár a GOP 3.4.1 Vállalati SaaS központok létrehozásának és fejlesztésének támogatása” pályázat révén is).
 
E-iratkezelési rendszerek pályázati segítséggel
 
Egy korábbi cikkünkben bemutattuk, hogy egy vállalkozás számára milyen lehetőségek vannak, ha IKT fejlesztéséhez pályázati támogatást kíván igénybe venni.
Ezen konstrukciók közül, ha egy cég elektronikus iratkezelési megoldást kíván bevezetni (és nem egy SaaS megoldást használni) a GOP 2.2.1 vagy közép magyarországi cég esetében a KMOP 1.2.5 jelenleg is nyitott kiírásokat javasoljuk megpályázni. A GOP 2.2.1 – KMOP 1.2.5 pályázatoknál az egyik támogatható tevékenység az Elektronikus iratkezelés, amely lehetővé teszi, hogy egy vállalkozásnak az ilyen fókuszú bevezetési kiadások 35-50 százaléka megfinanszírozható legyen állami (pontosabban uniós) támogatással.
Ilyen jellegű megoldások esetén az általános feltételek mellett a következő specifikus informatikai és funkcionális követelményeket szabták a kiírók (vagyis ezek e-dokumentumkezelési rendszer általi képességét kell a megoldás szállítójától számon kérni a sikeres pályázáshoz):
  • Érkeztetés, iktatás,
  • Minden típusú és formájú irat azonos módon történő kezelése és nyilvántartása,
  • Elektronikus tárolási forma és digitalizálás biztosítása további egységes tárolással,
  • Az iratok életciklusának követése,
  • Iratok, ügyek hozzárendelése partnerekhez vagy tranzakciókhoz vagy vállalati folyamatokhoz,
  • Iratok és ügyek követése, keresése, elérése a meglévő integrált üzleti rendszerből,
  • Szignálás, feladatkiosztás,
  • Feladatkiosztáshoz kapcsolódó figyelmeztetések beállításának lehetősége,
  • Rendelkezzen működéshez szükséges strukturált jogosultságkezeléssel és tartalomvédelemmel,
  • Egyszerű felhasználó azonosítás,
  • Felhasználó és adminisztrátori tevékenységek naplózása és riportolása,
  • Beépített módon biztosítson keresést a leíró információkban,
  • Adatmentés biztosítás,
  • Távoli elérés lehetőségének biztosítása.
 
Részletesebb információ a pályázati felhívásban és mellékleteiben.
 
Írta: Kövesdi Zoltán
Kapcsolódó dosszié: Infotér elemzések