Miért jó az elektronikus számlázás?

2011. május 4. szerda, 02:00 • infoter.euelektronikus számla
A most induló, néhány cikkből álló sorozatunkban azt szeretnénk közérthető módon bemutatni, pontosan mit takar az egyre többször hallott „elektronikus számla” fogalma, milyen típusai vannak, hogyan zajlik az e-számlázás folyamata, és összességében kinek, miért éri meg ezt a megoldást választania a papír számlák helyett. Sorozatunkban több lehetséges felhasználói kör, pl. KKV-k, lakossági fogyasztók, közüzemi szolgáltatók szemszögéből is megvizsgáljuk a lehetőségeket.

Twitter megosztás
Google+ megosztás
Cikk küldése e-mailben
Cikk nyomtatása

Az elektronikus számlázás lényege, hogy az eladó (a számla kibocsátója) a számlát papírra nyomtatás helyett hiteles elektronikus formában állítja ki, elektronikus úton továbbítja, valamint a számla befogadója és a kiállító is elektronikus formában őrzi meg.

Az elektronikus számlával meg lehet spórolni egyrészt a papír számla kinyomtatásának, borítékolásának anyag- és munkaerő költségét, másrészt a postaköltséget, harmadrészt pedig – ha postai átutalási megbízás, azaz „sárga csekk” kapcsolódik a papír számlához, ami még elég gyakori Magyarországon – a pénz beszedésével járó költségek nagy részét is.

A közvetlen megtakarításokon kívül további előny, hogy egy megfelelő elektronikus számlázási rendszer kapcsolható a vállalatirányítási rendszerhez (pl. készletnyilvántartás, könyvelés, stb.), automatizálhatóvá válik a számlák kibocsátása és befogadása (az xml formátum kiválóan alkalmas erre), illetve a különböző jelentések, statisztikák előállítása. Jelentős megtakarítás érhető el a hatalmas mennyiségű papír számla több éven keresztül történő őrzésének kiküszöbölésével, illetve – már magasabb, nemzetgazdasági szinten – a papírfelhasználás csökkenésével, a környezet védelmével.

 

 

Az elektronikus számla típusai

Az európai uniós előírásokkal összhangban lévő hatályos magyar szabályozás szerint jelenleg elektronikus számlát kétféleképpen lehet kibocsátani:

- vagy legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel kell ellátni a számlaként szolgáló elektronikus dokumentumot,

- vagy elektronikus adatcsere (EDI) rendszerben elektronikus adatként kell létrehozni és továbbítani a számlát.

A második típust, az elektronikus adatcsere rendszert (EDI - Electronic Data Interchange) jellemzően az egymással tartós kapcsolatban álló nagyobb cégek, szervezetek használják az egymás közti, vagy kisebb partnereikkel folytatott ügyleteik során. Az EDI rendszer mindig a felek közti kétoldalú, külön jogszabály szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződésen alapul, és elektronikus dokumentumok – például rendelések, szállítólevelek, számlák stb. – küldését és fogadását teszi lehetővé a felek informatikai rendszerei között.

A vállalatok közötti B2B kapcsolatokban az EDI alapú elektronikus adatcsere, és ennek során az e-számlázás nagy fontossággal bír, azonban az internetes kiskereskedelem és egy átlagos vállalkozás szempontjából az elektronikus aláírással ellátott e-számláknak nagyobb a jelentőségük, ezzel érdemes először megismerkedni.

Az ilyen e-számla kiállításához alapvetően egy elektronikus számlázásra képes, megfelelő – a jogszabályi követelményeket kielégítő – számlázó szoftverre, valamint egy fokozott biztonságú elektronikus aláírásra és minősített időbélyegzés szolgáltatásra van szükség. A következőkben röviden végignézzük az elektronikusan aláírt e-számlák jellemző „életciklusát”, külön figyelemmel arra, miben tér ez el a papír számlákétól.

 

Költségvonzat, finanszírozási lehetőségek

Az elektronikus számlázás bevezetésének költsége egy vállalkozásnál mérettől, ágazattól és kapcsolódó informatikai fejlesztéstől függően licensszel, tanúsítvánnyal, többi modulhoz illesztéssel, szükséges kiegészítésekkel együtt néhány tízezer forinttól akár milliós nagyságrendileg is terjedhet. Az e-számlázási képesség megteremtése révén nagy megtakarítás érhető el, ezért a vállalkozásnak saját erőből is érdemes lehet a kapcsolódó költségeket megfinanszíroznia, azonban ezen kiadások fedezésére akár uniós pályázati források is felhasználhatók (lásd http://infoter.eu/Article.aspx?ArticleId=1970d78c-56a2-4581-b94b-9f8e2590e0e2), amennyiben az elektronikus számlázás kialakítása együtt történik más (akár informatikai, akár egyéb típusú) fejlesztésekkel.

 

Az elektronikus számlázás folyamata

Az e-számla kibocsátása

Az elektronikus számla kibocsátásának menete sokban hasonlít a számítógépen, számlázó szoftverrel készített papír számla kibocsátására. Ez pedig ma már széles körben elterjedt, szinte bárki számára elérhető megoldás, ami egyre inkább felváltja a kézzel kitöltött számlatömböket. Az első lépés e-számla készítésekor is a leendő számlába kerülő adatok összeállítása a számlázó szoftverben. Ezt követően azonban a szoftver a számlaadatokat nem a nyomtatónak küldi, hanem egy elektronikus fájlba menti el. Erre az elektronikus fájlra kerül rá a benne foglalt adatok hitelességének és sértetlenségének biztosítása céljából a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás és a minősített időbélyegző. Az így előállt elektronikus állomány az e-számla.

 

Az e-számla továbbítása

Az elektronikus számlák továbbítása, címzetthez történő eljuttatása alapvetően eltér a papír számlák esetén alkalmazható megoldásoktól. Ennek oka, hogy a papír számlákat szabályosan csak kinyomtatva, papíron lehet elküldeni, elektronikus formában (pl. email csatolmányként) nem. Ezzel szemben az e-számlákat csak elektronikus formában lehet szabályosan létrehozni és továbbítani, papírra kinyomtatva elvesztik a hitelességüket. Az elektronikusan aláírt e-számlák célba juttatására a gyakorlatban jellemzőem az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:

1.      A kibocsátó az e-számlát emailben, csatolmányként küldi el a befogadónak, úgy mint ahogy bármilyen egyéb fájlt (pl. képet) küldene. Ez a legegyszerűbb megoldás, gyakorlatilag semmilyen költséggel nem jár.

2.      Ennél kifinomultabb, sok ügyfél és nagyobb volumenű számlakibocsátás esetén célszerű megoldás, ha a kibocsátó a saját honlapján keresztül biztosít dedikált lehetőséget az ügyfeleinek az e-számláik megtekintésére és letöltésére. A befogadó jellemzően email értesítést kap a számla érkezéséről, a letöltés módjáról. Ennek előnye az egyszerű emailben küldéshez képest, hogy a kibocsátó tudja, mikor vette át (töltötte le) a címzett a számlát.

3.      Az előző megoldás előnyeit anélkül is ki lehet használni, hogy költséges fejlesztéseket kellene elvégezni a cég saját honlapján. Ezt ugyanis ma már több erre szakosodott vállalkozás szolgáltatásként nyújtja, melynek során a kibocsátó az e-számla kézbesítésével (de akár az előállításával is) egy külső szereplőt (konszolidátor) bíz meg, akinek a számlákat vagy a számlaadatokat átadja, és a konszolidátor elvégzi azok elektronikus kézbesítését.

 

Az e-számla befogadása

Az elektronikus számla befogadásának menete számos ponton megegyezik a papír számla befogadásával. Az első lépés itt is a számla adatainak ellenőrzése, aminek során a befogadó meggyőződik arról, hogy a számla tartalma megfelel-e a felek közötti valós teljesítési folyamatoknak, illetve a hatályos jogszabályoknak. Ezen túl elektronikus számla esetén az ellenőrzés része a számla hitelességének vizsgálata is, ami praktikusan nem más, mint a számlán lévő elektronikus aláírás és időbélyegző (azok tanúsítványai) érvényességének ellenőrzése. Az elektronikus aláírás és az időbélyegző ellenőrzését egy erre a célra szolgáló szoftver végzi el, gyorsan és automatikusan, pár másodperc alatt.

A számlabefogadás fontos eleme a számla könyvelése. Elektronikus számlázás esetén elvileg lehetőség van olyan könyvelési rendszerek és számlaformátumok kialakítására, melyek révén a számlák könyvelése automatikusan megtörténik, azonban az elektronikusan aláírt e-számlák esetén ez még gyerekcipőben jár. Így jelenleg az e-számla rögzítése a könyvelési rendszerben alapvetően ugyanúgy történik, mint ha papír számla érkezett volna. Az ún. kontírozás elvégzése okozott sokáig problémát elektronikus környezetben, azonban a 2009 októberében kiadott APEH közlemény erre is közérthető és használható megoldást adott. (az elektronikus számlák kontírozásával, mint fontos gyakorlati problémával egy külön cikk foglalkozik hamarosan)

 

Az e-számla megőrzése

Az elektronikus számlák megőrzésére ugyanazon alapelvek, főbb előírások vonatkoznak, mint a papír alapú számlákra (pl. megőrzési idő, védelem a megsemmisülés, sérülés, módosítás ellen). Azonban ezek gyakorlati megvalósítása gyökeresen eltér a papír számláknál megszokottaktól, hiszen az elektronikus számlákat elektronikus formában kell megőrizni, és egy elektronikus fájl hosszú távú megőrzése teljesen más megoldásokat igényel, mint egy papírlapé.

E szabályok alapján az e-számlák – és általában az elektronikus dokumentumok – megőrzésének három különböző típusú megoldása alakult ki a gyakorlatban.

1.      Saját megőrzés: Ez esetben a megőrzést a megőrzésre kötelezett (pl. számlabefogadó vagy kibocsátó) saját maga végzi, például a saját számítógépén/szerverén, vagy bármilyen adathordozó eszközön (pl.: CD, DVD). Ilyenkor neki kell gondoskodni arról, hogy az elektronikus számlák a számviteli és adózási jogszabályokban előírt ideig – ami főszabály szerint 8 év – hiteles módon, olvashatóan meglegyenek.

2.      Megőrzés kiszervezése: Ez azt jelenti, hogy a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel kapcsolatos egyes (rész)feladatok ellátásával egy ezzel foglalkozó szolgáltatót bíz meg.

3.      Megőrzés minősített archiválási szolgáltatónál: E megoldást választva a megőrzésre kötelezett az elektronikus számláit átadja egy, a jogszabályok szerinti minősített archiválási szolgáltatónak. A megőrzés technikai hátterét és jogszabályi megfelelőségét az archiválási szolgáltató biztosítja. Jogi és technikai szempontból is ez a legbiztonságosabb megőrzési forma.

Kövesdi Zoltán

 

 

Kapcsolódó dosszié: Infotér elemzések