Munkafolyamatok IKT támogatása a vállalkozásoknál – Infotér elemzés

2013. február 11. hétfő, 14:08 infoter.eu • munkafolyamat, KKV, IKT
A gyorsan változó és kihívásokkal teli gazdaságban a vállalatoknak amennyire csak lehetséges szükséges optimalizálni a szervezeten belüli folyamatokat, így a munkatársak tevékenységét is. Az üzleti folyamatok automatikus működésének biztosítására a vállalkozásoknak ma már célszerű informatikai megoldást is igénybe venni, az által támogatva a munkatársak közötti megfelelő munkaszervezést, feladatkiosztást és feladatmegosztást, elősegítve a szervezeti hatékonyság növekedését. A hazai mikro-, kis- és középvállalkozások (kkv-k) körében az ilyen IKT megoldások még nem annyira elterjedtek, pedig többféle megoldás is van és a bevezetési költségek fedezésére uniós pályázatok is elérhetők.

Twitter megosztás
Google+ megosztás
Cikk küldése e-mailben
Cikk nyomtatása

A vállalaton belüli munkavégzési folyamatokat közvetlenül két lényegesebb infokommunikációs megoldástípus támogatja:

A munkafolyamat-irányítási (workflow, WF) rendszerek az információs technológia megoldásait felhasználva, lehetőség szerint a többi vállalatnál működő informatikai rendszerrel (kiemelten a vállalatirányítási rendszer modulokkal, az elektronikus dokumentumkezelő alkalmazással) integráltan végzik a munkafolyamatok automatizálását. Azoknál a cégeknél / szervezeteknél a leghatékonyabb ilyen megoldások adaptációja, ahol nagy számban vannak olyan munkafolyamatok, amelyek munkaelemek hosszú sorából állnak és a cég több funkcionális szervezeti egységét és alkalmazottját is érintik. A WF rendszer előre megadott feltételek alapján szétosztja a munkát az alkalmazottak között, és megadja, hogy minden folyamat az előírt korlátokon belül, a költségek, határidők és egyéb paraméterek betartásával valósuljon meg.

A munkafolyamat-irányítási rendszerek használatának előnyei / céljai:

  • Vezetői kockázatkezelés megvalósítása;
  • Vezetői áttekintés, vezetői prioritások érvényesítése;
  • Határidők tudatosítása a folyamatok végrehajtóiban.

A másik csoport: a táv- és csoportmunka (groupware) megoldások: A táv- és csoportmunka alkalmazások olyan munkatársak csoportját támogatják, akik megosztanak egy közös feladatot vagy elérni kívánt célt, és együttműködnek annak megoldásán. Ezek az alkalmazások a csoport számára olyan lehetőséget nyújtanak, hogy az ötleteiket, gondolataikat és erőforrásaikat megosszák a kapcsolódáshoz használt számítógépes hálózaton keresztül. A táv- és csoportmunkát támogató rendszer olyan integrált, a vállalat belső folyamatait támogató, a vállalat szervezeti felépítéséhez illeszkedő, a rendelkezésre álló adatkapcsolatokat felhasználva a lehetőségekhez képest bárhonnan elérhető rendszert jelent.

A táv- és csoportmunkát támogató rendszer használatának előnyei / céljai:

  • térbeli elhatárolódást jelentő kapcsolatok kezelése;
  • időbeli elhatárolódást jelentő kapcsolatok kezelése;
  • egységes ügyviteli és vállalati információs rendszer üzemeltetése.

Hazai helyzet, elterjedtség

Az elérhető előnyök és lehetőségek ellenére a magyar vállalkozások körében az ilyen munkavégzést,- folyamatokat támogató alkalmazások elterjedtségének aránya a felmérések szerint a nemzetközi átlag alatt van: workflow alkalmazást pl. a cégek mintegy 18%-a használ. Ez az adat mutatja, akárcsak a többi üzleti IKT megoldás (pl. ERP) esetében is (az e-gazdaság magyarországi helyzettel kapcsolatos korábbi cikkünket lásd: http://www.infoter.eu/cikk/az_e-gazdasag_helyzete_magyarorszagon_-_az_europai_bizottsag_elemzese), hogy a hazai vállalkozások korszerű IKT megoldások (mint amilyenek a munkafolyamat-irányítási és csoportmunka alkalmazások is) iránti fogékonysága elmaradásban van a többi, fejlettebb gazdasághoz képest, amelyhez hozzájárul a kedvezőtlen makrokörnyezet, finanszírozási nehézségek és döntő mértékben a vállalkozások vezetőinek, tulajdonosainak, alkalmazottainak alacsonyabb e-readiness készsége, IT képzettsége. A hazai informatikai szállítói piacon több olyan cég van, amely korszerű, könnyen adaptálható munkafolyamat-támogató megoldásokkal tud szolgálni (gyakorlatilag minden ágazatnak).

Bevezetés, költségek

Mind a workflow, mind a csoportmunka megoldások bevezetési ideje különböző lehet cégenként: a vállalkozás méretétől, tevékenységétől, szervezeti felépítésétől, igényeitől, más kapcsolódó informatikai fejlesztéstől függően néhány naptól, héttől 4-6 hónapig is eltarthat és költsége néhány százezer forinttól akár 20-25 millió forintig is terjedhet, amennyiben a cég on-premise vagy in-the-house típusú, vagyis saját tulajdonú, saját (humán és eszköz) erőforrásokkal üzemeltetett szoftvert bevezető, munkafolyamat-irányítási vagy csoportmunka megoldás adaptáció mellett dönt. Emellett a másik lehetséges megoldás az, ha az alkalmazást szoftver, mint szolgáltatatásként (software-as-a-service, SaaS) veszi igénybe a cég.

Munkafolyamattámogatás a felhőből

A vállalkozások üzleti rendszereinek (így a munkafolyamatokat támogató IKT alkalmazásoknak is) többsége nemcsak saját működtetéssel használható, hanem a „felhőből”, egy informatikai szolgáltatótól interneten keresztül, web-es, védett felületen szoftver, mint szolgáltatás (SaaS) megoldással is igénybe vehető. Így elmaradhatnak az egyszeri bevezetési költségek és a vállalkozás az alkalmazás használatáért bérleti (általában havi) díjat fizet (lásd cloud computing – kkv-k témában írt elemzésünket http://www.infoter.eu/cikk/cloud_computing_a_kkv-knal ).

A workflow és csoportmunka megoldások specifikációját és funkcióit tekintve megállapítható, hogy ilyen megoldást a kis- és középvállalkozásoknak általánosan jobban megérheti felhőből használni, ugyanakkor ennek eldöntése ágazat-, méret- vagy és szervezeti felépítés függő lehet.

A nemzetközi cégek szolgáltatásai mellett ma már több hazai informatikai cég is kínál vállalkozásoknak munkafolyamat-irányítási vagy csoportmunka SaaS megoldást, néhányuktól azt meglehetősen olcsón (pár ezer Ft / user) vagy akár ingyenesen (bizonyos verziókat) lehet igénybe venni.

Workflow és csoportmunka megoldások pályázati segítséggel

Korábbi cikkeinkben bemutattuk, hogy egy vállalkozás számára milyen lehetőségek vannak, ha IKT fejlesztéséhez pályázati támogatást kíván igénybe venni (lásd http://www.infoter.eu/cikk/tizmilliardok_informatikai_fejlesztesekre_a_kkv-knak_2013-ig ),

Ezen konstrukciók közül, ha egy cég workflow és / vagy táv- és csoportmunkát támogató megoldást kíván bevezetni (és nem egy SaaS megoldást használni) a GOP 2.2.1 jelenleg még (február 28-ig!) nyitott kiírást (elérhetőség: http://ujszechenyiterv.gov.hu, csak Közép Magyarországon kívüli fejlesztésre igénybe vehető!) javasoljuk megpályázni. A GOP 2.2.1 pályázatoknál támogatható tevékenység mind a Munkafolyamat-irányítási rendszer (WF), mind a Táv- és csoportmunka támogatás bevezetése, amely lehetővé teszi, hogy egy vidéki vállalkozásnak az ilyen fókuszú fejlesztési kiadások akár 50%-a megfinanszírozható legyen állami (pontosabban uniós) támogatással. Ilyen jellegű megoldások esetén az általános feltételek mellett a következő specifikus informatikai és funkcionális követelményeket szabták a kiírók (vagyis ezek képességét kell a megoldás szállítójától számon kérni a sikeres pályázáshoz):

GOP 2.2.1 munkafolyamat-irányítási (workflow) rendszer követelmények:

  • Elsődleges támogató, kiegészítő, vezetési, projekttípusú, ad-hoc stb. vállalati folyamatok definiálása, modellezése, követése, szabályozása
  • Folyamatleltár, folyamattérkép készítése
  • Folyamatok, feladatok és erőforrások illesztése, osztályozása
  • Probléma nyomkövető rendszer (ticketing) használata
  • Feladatkiosztás, feladatlista készítése
  • Munkacsoportok, szerepkörök kialakítása
  • Rendelkezzen működéshez szükséges strukturált jogosultságkezeléssel és tartalomvédelemmel
  • Legyen integrálható az elterjedt irodai (kliens) megoldásokkal
  • A rendszer összekapcsolható legyen a vállalatnál / szervezetnél már meglévő integrált (üzleti) rendszer(ekk)el
  • Beépített módon támogassa a munkafolyamatok vezérlését (workflow)
  • Egyszerű felhasználó azonosítás
  • Felhasználó és adminisztrátori tevékenységek naplózása és riportolása
  • Szorosan integrálódjon a valós idejű és aszinkron üzenetkezelő (pl. e-mail) kiszolgáló alkalmazásokkal

A táv- és csoportmunka megoldások kapcsán a GOP 2.2.1 pályázatnál a következő követelmények vannak:

  • Vállalati munkaszervezés és munkafolyamatok támogatása
  • Biztonságos távoli kapcsolat
  • Biztonságos levelezési lehetőség
  • Osztott információs bázis építésének lehetősége
  • Papír alapú dokumentumok elektronikus kezelési, tárolási lehetőségének megteremtése
  • Valós idejű üzenetküldő szolgáltatás bevezetése
  • Probléma nyomkövető rendszer (ticketing) használata

Részletesebb információ a pályázati felhívásban és mellékleteiben.

Kövesdi Zoltán

Kapcsolódó dosszié: Infotér elemzések