IVSZ-IDSZSZ koncepció a kormányzati és önkormányzati elektronikus iratkezelésről

Az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség felkérte a Stratis Kft-t, hogy készítsen szakmai anyagot „az elektronikus iratkezelés kulcsszerepe a kormányzati, önkormányzati működésben” témakörben. A koncepció haladó gondolkodású és véleményformáló közigazgatási, informatikai szakértőkkel folytatott interjúk alapján íródott és az IDSZSZ tagcégeinek az Informatikai Vállalkozások Szövetségének véleményezése, kiegészítése alapján egészült ki, nyerte el jelenlegi formáját. Jelen, fenti felkérés alapján készült szakmai anyag célja, hogy a dokumentumban bemutatott gyakorlati problémák és elemzési eredmények alapján a kormányzati döntéshozók számára megvilágítsa az iratkezelés jelenlegi szabályozása módosításának szükségességét, és egyben az elvégzett szakmai elemzések keretében feltárt fejlesztési lehetőségek bemutatásával előzetesen elő is készítse ennek megújítását. Az iratkezelés megújításának szükségességét a kormányzat a jó állam megvalósítására, azaz a közigazgatási szolgáltatások színvonalának és hatékonyságának növelésére, a bürokrácia csökkentésére és az állampolgárok elégedettségének javítására irányuló célkitűzései indokolják. A megfogalmazott célkitűzések elérésének egyik kulcseleme a közigazgatásban a korszerű kapcsolattartási és belső működési folyamatokat támogató hatékony iratkezelési rendszer megvalósítása. A megfogalmazott célok elérése érdekében jelen dokumentum kidolgozásának előkészítése az alábbi négy fázisban történt:

Twitter megosztás
Cikk nyomtatása
  • Helyzetfelmérés: Az iratkezelés jelenlegi szabályozásának és gyakorlatának felmérése, elsősorban az irat-kezelésben érintett szereplőkkel és szakértőikkel folytatott interjúk alapján
  • Elemzés: A felmérés eredményeinek elemzése, és a jelen helyzet főbb problémáinak, hiányosságainak azonosítása
  • Koncepcióalkotás: Az iratkezelés megújítási irányainak azonosításához a középtávú közigazgatási jövőkép felvázolása
  • Fejlesztési lehetősége azonosítása: A jelen helyzet főbb problémái, hiányosságai, valamint a felvázolt jövőkép alapján az iratkezelés fejlesztési lehetőségeinek azonosítása

A megfogalmazott célokkal, és az előzőekben röviden bemutatott, dokumentum elkészítéséhez alkalmazott meg-közelítésmóddal összhangban a dokumentum tartalma az alábbi főbb témakörökre terjed ki:

 

  • Az iratkezelési jelenlegi helyzetének elemzése: A dokumentum elkészítése során lefolytatott interjúk és elvégzett elemzések alapján az iratkezelés jelenlegi helyzetének elemzése, és az azonosított problémák, hiányosságok áttekintő jellegű bemutatása.
  • Közigazgatási jövőkép: A főbb kormányzati célkitűzésekből és a jelenlegi e-közigazgatási környezetből kiindulva a közigazgatási és az e-közigazgatási környezet iratkezelés megújítása szempontjából releváns magas szintű jövőképének bemutatása.
  • Iratkezelés megújításának lehetséges irányai: A felvázolt jövőkép alapján, elsősorban a közigazgatási szervekre vonatkozóan az iratkezelési szabályozása és rendszere megújítási lehetőségeinek rövid ismertetése.
  • Iratkezelési megújításából származó megtakarítási lehetőségek: Az iratkezelés szabályozásának meg-újítása és a korszerű iratkezelési megoldások elterjesztése által elérhető, számszerűsíthető megtakarítások bemutatása az önkormányzati szférára vonatkozóan.

Az iratkezelés jelenlegi helyzetének elemzése alapján az iratkezelés jelenlegi rendszerében az alábbi legfonto-sabb problémák azonosíthatók (a feltárt problémákat részletesen a 3, fejezet ismerteti):

  • Papír alapú működés letükrözése: Az iratkezelést szabályozó jogszabályok elsősorban a papír alapú irat-kezelés szabályozására készültek, az elektronikus iratkezelés szabályainak kidolgozására és előnyeinek ki-használására kisebb hangsúlyt fektettek. A 335/2005 Korm. rendelet például csak korlátozottan teszi lehetővé az egyes iratkezelési lépések automatizálását, amire elektronikus iratok esetében a jogszabályban rögzítetteknél szélesebb körben is lehetőség lenne. A szabályozás kiterjed elektronikus iratokra, de papír alapú iratkezelési logikát alkalmaz.
  • Interoperabilitás hiánya: A 24/2006 BM-IHM-NKÖM együttes rendelet csak általánosan foglalkozik az irat-kezelési szoftverek és a különböző egyéb igazgatási szoftverek közötti interoperabilitás feltételrendszerével. Ez jelentős gátja a hatékony és automatizált elektronikus igazgatási folyamatok megszervezésének.
  • Differenciálatlanság: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 Korm. rendelet, és a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006 BM-IHM-NKÖM együttes rendelet nem differenciálja az irat-kezelési követelményeket az érintett szervezetek mérete, jellege, működési területe szerint.
  • Pontatlan hatókör: Bár az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény 3. § (1)-(3) bekezdései körülírja a közfeladatot ellátó szerv fogalmát, azonban pontos definíciót egyetlen, az iratkezeléshez kapcsolódó jogszabály sem fogalmaz meg. Az érintett szervezetek köre így nem definiálható pontosan, ez pedig korlátozza az iratkezeléshez kapcsolódó jogszabályok betartását, betarthatóságát és betartatását.
  • Szankciók hiánya: A 335/2005 Korm. rendelet 67/C. § (5) bekezdése b) pontja és az Ltv. 9. § (3) bekezdése alapján bár az iratkezelési szabályok megsértése esetén a szervezet vezetője ellen fegyelmi eljárás indítható,
    ilyen intézkedés jelen ismereteink ez idáig nem történt annak ellenére, hogy számos szervezet nem, vagy nem megfelelően tartja be az iratkezelési szabályokat. A fegyelmi eljárások elmaradása egyértelmű emberi mulasztás.

A közigazgatási és az e-közigazgatási környezet iratkezelés megújítása szempontjából releváns, magas szintű jövőképének részeként, a dokumentum a felvázolt közigazgatás fejlesztési célkitűzések alapján az alábbi területekre
tér ki:

  • Ügyfelek részére középtávon nyújtandó szolgáltatások
  • Közigazgatási szervek közötti együttműködést biztosító szolgáltatások
  • Közigazgatási szervek belső működése
  • Magas szintű e-közigazgatási informatikai infrastruktúra

A helyzetfelmérés alapján készített elemzés, valamint a felvázolt közigazgatási jövőkép alapján a dokumentum az alábbi területeken határozza meg az iratkezelés megújításának főbb lehetőségeit:

 

  • Iratkezelési szoftverek funkcionális fejlesztési lehetőségei: Az iratkezelés hatékony elektronizálása és automatizálása érdekében az iratkezelési szoftverek jelenlegi funkciói kibővítési lehetőségeinek áttekintő jellegű
    bemutatása
  • Iratkezelési szoftverek üzemeltetési követelményei megújítási lehetőségei: Az iratkezelési szoftverek biztonságos és hosszú távú használatának biztosítása érdekében az iratkezelési szoftverek üzemeltetési és karbantartási követelményei meghatározására vonatkozó lehetőségék felvázolása
  • Iratkezelési követelmények differenciálási lehetőségei: A jelenlegi egységes szabályozás helyett az iratkezelési folyamatok jobb testreszabhatósága érdekében az iratkezelési szabályok differenciálási lehetőségeinek rövid ismertetése
  • Iratkezelési szoftverek tanúsítási követelményei megújítási lehetőségei: Az iratkezelés szabályozásának lehetséges új irányai, valamint a közigazgatás fejlesztési törekvések figyelembevételével az iratkezelési szoftverek tanúsítási követelményei megújítására vonatkozó lehetőségek bemutatása
  • Korszerű iratkezelés elterjesztésének lehetőségei: Az iratkezelés szabályozásán túl a korszerű iratkezelés és iratkezelési szoftverek elterjesztéséhez szükséges főbb kormányzati intézkedéseknek és azok egymásra épülésének ismertetése.
  • Elektronikus levéltári átadás lehetőségei: Az iratkezelés szabályozásán túl az e-iratkezelő rendszer és az e-levéltár között kialakításra kerülő átadási kapcsolat lehetséges fejlesztési irányainak ismertetése. A közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai anyagban felvázolt fejlesztési lehetőségei figyelembevételével a dokumentum (a felvázolt modellben alkalmazott alapfeltevések alapján) bemutatja az önkormányzati szférában az iratkezelés megújításával realizálható megtakarításokat. A dokumentumban bemutatott modell alapján az
    iratkezelés elektronizálásával és automatizálásával a következő főbb területeken az alábbi ábra szerint csökkenthetőek az önkormányzatok iratkezeléshez és ügyintézéshez kapcsolódó költségei.343 335 103 Ft

Az iratkezelés elektronizálásával és részleges automatizálásával olyan közvetett hatások is elérhetőek, mint az ügyfél elégedettség növekedése, az ügyfeleknél jelentkező megtakarítások, a környezettudatos működésből eredő környezetterhelés csökkenés. Az iratkezelés modernizációjának kedvező hatása van a társadalmi-gazdasági környezetre is, mivel az iratkezelés elektronizálásán keresztül az ügyintézés gyorsabbá és hatékonyabbá válik, és így az egymásra épülő eljárások átfutási ideje is lerövidül.


Jelen dokumentumban rendelkezésre álló adatok hiánya miatt a közvetett hatások nem kerületek kiszámításra, mert a becslés során alkalmazott feltételezések túl nagy szórást eredményeznének.


Azonban a közvetlen költségek esetében alkalmazott számítási módszert alapul véve az elektronikus iratkezelő rendszer alkalmazásának költség megtakarítási hatása több 10 Mrd Ft-ra tehető.


Összességében tehát megállapítható, hogy az iratkezelés elektronizálása nem csak az ügyfél centrikus, szolgáltató, kisebb bürokráciával működő állam megteremtéséhez járul hozzá, hanem a hatékonyabb és gyorsabb ügy-intézésen keresztül áttételesen támogatja a gazdaság élénkítését, és növeli a közigazgatási eljárásokba vetett bizalmat.


A fentiek alapján indokolt, hogy a kormányzat felülvizsgálja az iratkezelés jelenlegi szabályozását, és a megfelelő fejlesztési programok elindításával gondoskodjon az elektronikus iratkezelés közigazgatáson belüli elterjesztéséről.


A Nemzeti Együttműködés Rendszerében meghatározott cél, a hatékonyan működő és szolgáltató állam kialakítása, ami az átláthatóságon, a kontrollálhatóságon és az egységes működésen alapul, hiszen így lehetséges, hogy állam kiszámítható szolgáltatásokkal álljon az állampolgárok és a vállalkozások rendelkezésére. Jelen dokumentumban megfogalmazott koncepció egyértelműen megfelel ezeknek a stratégiai célkitűzéseknek.

Megjegyzés: A négy továbbfejlesztésre javasolt területen, a jelenleg rendelkezésre álló erőforrásokkal az anyagot kibővíteni sajnos nem tudjuk, de a jövőben ez kiindulási alapnak tekintjük:

 

 

  1. Költségelemzési számítások, megtakarítási modell kidolgozása
  2. MoReq2010, MoReq2 harmonizáció, kulcsfogalmak glosszáriumba, vagy tezauruszba, vagy ontológiába tétele
  3. Funkcionális, tranzakciók elemzésére alapuló irány további kidolgozása
  4. A koncepció értékesebbé tételéhez fontos lenne felvállalni, hogy az egyes fejlesztési irányok egy előzetes elméleti hatásvizsgálatnak legyenek alávetve és ennek eredménye becsatornázódjon a későbbiekben a szakmai képviselőkhöz. Amennyiben lehetséges érdemes lenne egyes fejlesztési koncepciókat, esettanulmány szintjén egyes, érintett közigazgatási szervezettel is kielemezni.

(KOF)