Módosul az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer megvalósításával kapcsolatos feladatokról szóló határozat. A kiegészítés értelmében a közigazgatási és igazságügyi miniszternek a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalával és a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel együttműködve kell bevezetnie az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert.
„1. Az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer megvalósításával kapcsolatos feladatokról szóló 1245/2010. (XI. 17.) Korm. határozat a következő új 4/A. ponttal egészül ki:„4/A. felhívja a közigazgatási és igazságügyi minisztert, hogy a 2. pont szerinti felmérés eredményeinek felhasználásával, a 3. pontban elvégzett szabályozási felülvizsgálat eredményeire tekintettel, a 4. pontban meghatározott előkészítő feladatokra építve, a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet rendelkezéseire figyelemmel, a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalával és a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel együttműködve vezesse be az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériumban, a Vidékfejlesztési Minisztériumban és a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalában, valamint a szükséges szerződések megkötésével készítse elő az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer bevezetését az érintett minisztériumokban;
Előzmények
A központi közigazgatásban az Egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer megvalósításával kapcsolatos feladatokról szóló 1245/2010 (XI. 17.) Kormányhatározat alapján érintett minisztériumok működésének hatékony támogatása érdekében egy korszerű, gazdaságos, a vonatkozó jogszabályi feltételeknek eleget tevő, egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszer kialakítása szükséges.
A közigazgatás megújítása a most folyó, a kormányprogram legmarkánsabb részét képező reformok kiemelkedő eleme. A Nemzeti Együttműködés program célkitűzése a bürokrácia csökkentése, a bürokráciahelyettesítő informatikai rendszerek kiépítése, bevezetése (e-kormányzás, állami adatbázisok összeköttetése, adminisztrációs feladatok automatizálása).
Elvárt eredmények
Jelenleg az érintett minisztériumok ötféle különböző iratkezelési rendszert, több eltérő verzióban használnak. Ezen rendszerek platform, funkcionalitás valamint programverziókból eredő eltérések miatt jelentős problémákat és kockázatokat hordoznak magukban. A rendszerek közötti kommunikáció jelenleg nem megoldott.
Jelen projekt során olyan egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelési rendszert kell bevezetni, mely a projektbe bevont minisztériumok esetében:
- csökkenti az adminisztrációs terheket,
- csökkenti a papírfelhasználás mértékét,
- mérsékli az egyes ügyek átfutási, ügyintézési idejét,
- megvalósítja az egyes minisztériumokban elektronikusan egyszer már rögzített (iktatott, digitalizált) iratok másik minisztériumba történő átadását és újrarögzítés nélküli ügyintézését,
- elősegíti a minisztériumokon belüli teljesen elektronikus, digitalizált kép alapú ügyintézés kialakulását,
- a partner és ügyféladatok ellenőrzött bevitelét és felhasználást lehetővé teszi,
- a maradandó értékű iratok e-levéltárba adását biztosítja,
- méretgazdaságossági előnyök realizálását biztosítja mind a beszerzések során, mind az egységes üzemeltetéssel,
- képes a jogi szabályozásból adódó változások, és a szervezeti átalakulásból adódó igények rapid és költségkímélő követésére.
