A jó terv a hatékony projekt kulcsa?
A projektmenedzsment képzések első napja általában azzal telik, hogy a projekt céljainak megfelelő definiálására és a jó tervezésre hívják fel a figyelmünket, például egy tojásrántotta készítésének megtervezésén keresztül. A valóságban azonban a legtöbb projekt tartalmaz minimum egy záptojást, a csekély beltartalom miatt eszünkbe jut, hogy lisztet is kellene belerakni és rájövünk, hogy egy kis paprika is jó lenne. Ezeknek a dolgoknak egy részét nem tudjuk előre tervezni, egy másik része pedig abból ered, hogy a projektek sokszor újszerűek, egyediek és az emberi gondolkodás is iteratív. Mindez természetesen nem írja felül azt, hogy a körültekintő tervezéssel és döntés-előkészítéssel sok későbbi kör megspórolható. Arra hívja fel a figyelmünket, hogy a felmerülő módosítási igények, új ötletek során nem feltétlenül az a jó projektmenedzsment gyakorlat, hogy ezeket elvetjük, ha nem volt a specifikáció része, hanem elfogadjuk azt, hogy az emberi gondolkodás sajátja, hogy a fejlesztési/projekt folyamat előrehaladtával a tapasztalatok birtokában, ezekből mintegy tanulva születnek a jobb végeredményt szülő javaslatok.
Ez a megközelítés a rigid projektmenedzsmenttől eltérő, a résztvevők konstruktív együttműködésén, az iteratív fejlesztési folyamaton alapuló folyamatot eredményez. Az ennek megfelelő fejlesztési módszertan az agilis programozás, amely a rugalmas változásmenedzsmentet, a kollaborációt, a dokumentációval szemben a működő, használható alkalmazást és az egyéneket helyezi előtérbe. Az agilis programozás azon a mélyebb felismerésen is alapul, hogy az információs technológia akkor tudja majd betölteni szerepét, ha az emberek magatartásához, interakcióihoz tud alkalmazkodni, és nem az embereket és a szervezetet szabják hozzá a szoftverhez. Az agilis fejlesztés eltérő projekt-menedzsment felfogást kíván meg, aminek lényege nem a lazaság, hanem az, hogy a projekt-menedzsment sokkal szorosabban leköveti a fejlesztés menetét és amennyiben az változások az üzleti igényeknek megfelelnek, akkor – a költségkeret és az időkeret függvényében – rugalmasan módosítja a projekttervet. A lean és six sigma alapelveket is alkalmazó agilis projektmenedzsment és fejlesztés célszerű lehet olyan környezetben, ahol a fejlesztés során sok az ismeretlen tényező, a fejlesztés egyedi és a felhasználói környezetről is feltételezhető, hogy nem képes az igények pontos definiálására. A jól meghatározható, rutinszerű projektek esetében erre természetesen nincs szükség. Az agilis fejlesztés sajátos programozási technikákat igényelhet, ami ebben jártas és tapasztalt fejlesztői gárdát feltételez, ezért a szállító kiválasztása előtt ezt feltétlenül figyelembe kell venni. Az agilis fejlesztés mindkét fél részéről rugalmas, konstruktív hozzáállást kíván meg, hiszen a paramétereket értelemszerűen nem lehet pontosan rögzíteni előre. Ez kockázat mindkét fél részéről, amit a megfelelő szerződéses konstrukción túl egy alapvetően bizalmi és a másik fél érdekeit is figyelembe vevő, nyitott légkörben lehet csökkenteni és közösen kezelni. Amennyiben ez sikerül, az agilis fejlesztés csökkentheti a költségeket, hiszen nem lesz szükség a szoftver újragondolására és a felhasználók is elégedettebbek lesznek, ami a szoftver hatékonyabb kihasználását fogja eredményezni.
