- Az új jogszabály egy réginek nem mondható szabályozást, a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletet helyez hatályon kívül megújítva az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeket. Miért volt szükség az új szabályokra?
- Az elektronikus ügyintézést – akár kötelezően, akár önkéntesen – biztosító szervnek erre alkalmas informatikai rendszert kell működtetnie. E folyamat kulcsfontosságú eleme az iratkezelési szoftver. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól 2015. évi CCXXII. törvény rendelkezéseinek való megfelelés azonban új követelményeket állít az iratkezelési szoftverek elé. Annak érdekében, hogy kapcsolódni tudjanak mind a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz, külső rendszerekhez, mind a szervezet belső szakrendszereihez, az iratkezelési szoftverek számára rendszerszemléletű követelmények meghatározására van szükség.
- Melyek voltak azok a gyakorlati tapasztalatok, amelyek a követelmények újragondolása, a magasabb elvárások irányába hatottak?
- Egyes rendszerek bár elvben alkalmasak a belső ügymenet elektronikus támogatására, átlagosnál nagyobb hardverigényük, átlagosnál lassabb működésük, illetve kevésbé felhasználóbarát logikai felépítésük mégis hátráltatja a szervek ügyiratforgalmának elektronikus kezelését.
Kiemelkedően fontos ezért, hogy az iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelmények szigorításával párhuzamosan a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek köre funkcionális megbízhatóságot és egyenszilárdságú szakmai megfelelést mutasson.
- Ezek az elvárások hogyan hatnak a gyártókra?
- Az újonnan hatályba lépett rendeletben jelzett követelmények csupán leképezik az elektronikus ügyintézés más jogszabályokban megfogalmazott követelményrendszerét, így a fejlesztési feladatok e rendelet hatályba lépése nélkül is jelentkeznének. Mindemellett az iratkezelési szoftverek csupán 3 évre kapnak megfelelőségi tanúsítványt, így az újratanúsítás költsége szintén jelentkezik a rendeletben foglalt követelményektől függetlenül.
Tekintettel arra, hogy a szoftver továbbfejlesztése, esetlegesen teljes átalakítása, a várható megrendelések függvényében kialakított piaci döntés, előfordulhat, hogy nem minden fejlesztő vállalja az új követelményrendszernek történő megfelelést. Ez értelemszerűen a szoftverpiac szűkülését eredményezi. Ez azonban nemzetközi viszonylatban elfogadott folyamat.
Az államigazgatás érdeke, hogy a felmerülő funkcionális igények a lehető leggyorsabban és leggördülékenyebben kerüljenek átültetésre az alkalmazandó szoftverekbe.
- Melyek ezek a felmerülő igények?
Elsősorban a rendszerszemlélet, a használhatóság és a folyamatszabályozás.
- Javaslom, nézzük meg egyesével! Mit ért rendszerszemlélet alatt?
Az iratkezelés korábbi jogi szabályozása a papíralapú és az elektronikus iratkezelés azonos elvű megvalósítására épült. Az elektronikus ügyintézés és belső elektronikus ügyvitel során azonban az iratkezelési szoftverek funkcióikat egymással is együttműködve sokkal hatékonyabban kell, hogy ellássák, illetve támogatniuk kell egyrészt a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokkal, másrészt a kapcsolódó szakrendszerekkel történő együttműködést. Az iratok nyilvántartásán és nyomon követésén túl a belső ügymenet elektronikus támogatása, azaz egyfajta folyamattámogatás, illetve a kapcsolódó rendszerek felé egyfajta híd szerep is a feladatukká vált. Ezt értem rendszerszemléletű megközelítés alatt.
- A második Ön által említett igény a használhatóság volt. Felhasználóként rendkívül pozitív és közérthető a rendelet azon szabályozása, hogy a szoftverek „felhasználóbarát” mivoltát szempontként érvényesíti.
Az elmúlt évek ellenőrzési tapasztalatai azt mutatják, hogy az elektronikus ügyintézés bevezetésével összefüggésben érzékelhető ellenállás oka jelentős részben az alkalmazott programok használhatóságának nehézségei. Mindennapi életünkben mindannyian használunk szoftvereket, melyek magától értetődő egyszerűséggel szolgálják ki igényeinket. E folyamat új használhatósági igényeket vet fel az iratkezelési szoftverekkel szemben is, legyen szó ergonómiáról, gyorsaságról, de akár esztétikáról, felhasználói kényelemről is
- A használhatósággal függ össze a rendelet 2. sz. melléklete, amely az iratkezelési szoftverek esetében a „használható minősítés” alapja. Mi volt a követelményrendszer kiadásának a célja?
- A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek használható kialakítása tekintetében a tervezet egy önálló minőségi jelölés kialakítására tesz javaslatot. A felsorolt értékelési szempontok alapján következtetni lehet arra, hogy a program a kötelező követelményeken túl mennyire támogatja az elektronikus ügykezelést. Különböző kiegészítő, kényelmi funkciók létrehozásával a fejlesztők segíthetik a felhasználók, adminisztrátorok munkáját.
- A harmadik igény a folyamatszabályozás volt. Kell tudnia egy iratkezelő rendszernek folyamatszabályozást támogatni.
Annak érdekében, hogy az elektronikus ügyintézés a belső elektronikus ügyvitel tekintetében is zökkenőmentesen működjön, indokolt az iratkezelési szoftverek funkcionalitásának bővítése, és a folyamattámogatás irányába történő kiterjesztése. Természetesen nem lehet követelmény, hogy az iratkezelési szoftverek ugyanazzal a széles funkcionalitással rendelkezzenek, mint az önállóan beszerezhető átfogó folyamat- és erőforrás-tervezést, támogatást biztosító szoftverek, azonban ahhoz, hogy az iratok külső – ügyfél és szervezet közötti, szervezet és szervezet közötti -, valamint belső (szervezeten belüli) életútja hatékonyan és átláthatóan követhetőek legyenek a jelenleginél összetettebb funkcionalitás szükséges.
Egy iratkezelési szoftver tényleges használhatóságához az is hozzá tartozik, hogy kezelje az elektronikus ügyintézés megfelelő csatornáit, illetve a csatornákon keresztül elérhető szolgáltatásokat, ez kiemelten fontos figyelembe véve az elektronikus ügyintézés törvényi szabályait. Ezt a támogató környezetet hivatottak biztosítani a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások (továbbiakban: szeüsz), és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások (a továbbiakban: keüsz).
- Aki találkozott már az adatmigrálás problémakörével, az tudja, hogy milyen nehézkes feladat a megoldása, az adattömeg sikeres átemelése az új szoftverbe. Könnyebb lesz a jövőben a migrálás az iratkezelési adatok tekintetében?
- Az iratkezelésre irányuló ellenőrzések tapasztalatai azt mutatják, hogy a migráció az események elenyésző hányadában sikeres. A teljes adattartalom migrációja indokolatlanul magas költséggel terheli a szoftverváltást, holott az adatok, az ügyiratok, iratok életútja alapján kategorizálhatóak. A probléma áthidalása érdekében, jelen előterjesztés meghatározza a minimálisan migrálandó metaadattartalmat, illetve részletes követelményeket határoz meg a migrációs feladat végrehajtásához. Az itt szereplő adatokat átadni, illetve adatot fogadni, valamennyi tanúsított szoftvernek képesnek kell lennie.
Végül beszéljünk a hatálybalépésről: mikor, meddig kell a szabályoknak megfelelni? Az érvényes tanúsítással rendelkező szoftverek még használhatóak maradnak?
- Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvereket természetesen a tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig használhatják a szervek, de 2018. március 1-jét követően már csak azok a szoftverek kaphatnak tanúsítványt, amelyek megfelelnek az előírásoknak. A rendelet a kormányhivatalok által használt szakrendszerek tekintetében biztosít három éves átmeneti időszakot a szakrendszerek felmérése, analizálása és szükséges költségek tervezhetősége érdekében.
Bővebb információk a konferenciáról: http://e-kozigazgatas.infoter.eu
A napokban jelent meg és 2018. március 1-jén lép hatályba a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018 (II. 21.) BM rendelet. Az új jogszabályról beszélgettünk dr. Kissné dr. Szabó Krisztinával, a Belügyminisztérium Iratfelügyeleti Osztályának osztályvezetőjével, aki a jogszabályalkotás koordinációját végezte, emellett a téma előadója lesz az Infotér által szervezett március 7-i e-Közigazgatás konferencián.
