Kánikula – ha már dolgozni nem lehet, álljunk meg és rakjunk rendet magunk körül! - Cikkajánló
Az életmód magazinok általában a tavaszt jelölik meg a feltöltődés időszakaként – nos, az IT menedzser számára ez valószínűleg a nyár. A felhasználók végre szabadságra mennek és nem zargatnak naponta változtatási kérelmek tucatjaival és a projektekben is jó eséllyel lezárult egy fontosabb szakasz. Ideje tehát körülnézni a projektek tájékán és alaposabban átvizsgálni, hogy hol csúszhatott félre valami és ezt hogy rakjuk rendbe. Elsőként természetesen azt kell megvizsgálni, hogy mely projektek esetében változik folyamatosan a terjedelem és a határidő, hol vannak kritikus, le nem zárt kérdések. A problémás eseteket négy lépésben érdemes kezelni:
- Értékeljük a kialakult helyzetet!
Ahhoz, hogy megfelelően tudjunk cselekedni, most az a fontos, hogy a jó kérdéseket tegyük fel és ezekre minél pontosabb válaszokat kapjunk. Mennyire kritikus üzleti szempontból a határidő? Milyen funkciókat kell megvalósítani? Milyen nyitott kérdések vannak és mi ezeknek az oka? Változtatás esetén van-e hajlandóság arra, hogy az érintettek ezt elfogadják? Fontos, hogy a helyzet értékelését a projekt munkatársaival közösen végezzük le, mivel ők látják pontosan, hogy az esetleges problémáknak milyen technológia, kommunikációs, szakmai vagy emberi oldala van.
- Készítsük fel a projekt csapatot az újratervezésre!
A projekt helyes útra terelése nem kis részben az ebben érintett munkatársakon fog múlni. Ugyanakkor ők dolgoztak az eddigi projektek is, ezért érthető, hogy komolyabb változásokat nem szívesen fogadnak el, pesszimisták lesznek és munkájuk leértékelésének tekinthetik a projekt megváltoztatását. Ezért fontos, hogy a problémák megismerésébe, az új célok és ütemezés megtervezésébe is bevonjuk őket és támogató környezetet alakítsunk ki. Mindez akkor fog működni, ha reális, megvalósítható célokat tűzünk ki, ellenkező esetben a sokadik változtatás után a munkatársak már nem fognak hinni a tervekben.
- Készítsünk tervet a változások megvalósítására!
A változtatások miatt magát a projekt tervet is meg kell változtatni, de van a projekten belül egy jól elkülöníthető időszak, ami azt szolgálja, hogy a projektet sínre rakjuk. Ez akkor lesz sikeres, ha erre külön tervet készítünk és megtaláljuk hozzá a megfelelő embereket, ami a projekt eddigi szervezeti rendjétől esetleg eltérő működést kívánhat meg.
- Valósítsuk meg a változtatási tervet!
A projekt elhatározott változásainak megvalósítása során a szigorú controlling, a hatékony vezetés és irányítás mellett a megfelelő kommunikáció emelhető ki. Jelentőségét az adja, hogy a változtatások sok más embert is érintenek és az ő közreműködésük, elfogadásuk is kell a projekt sikeréhez.
